Раньше для того, чтобы наиболее продуктивно управлять своим личным временем, а также рабочими проектами, люди прибегали к громоздким ежедневникам. Сегодня дела обстоят гораздо проще, ведь можно обратиться к мобильным приложениям. Какие из них наиболее подходят для тайм-менеджмента, мы разберём в данном топе.
Списки дел и заметки
В данной категории есть великое множество приложений и многие из них действительно достойны внимания тех, кто привык чётко управлять своим временем и не забывать о важном. Согласно Google Play лидером в данной категории является приложение Evernote. Как и все подобные приложения, оно позволяет создавать быстрые заметки, к которым можно добавлять различные файлы. С Evernote вы можете форматировать текст (доступны подчёркивание, жирный, курсив, выделение текста цветом), а также создавать списки дел, нумерованный и маркированный списки. Можно ставить напоминания. Доступна функция распознавания речи (что приложение делает довольно удовлетворительно), а также записи аудио. Для того, чтобы преобразовать речь в текст, Evernote нужно несколько секунд.
Ещё одним важным моментом является наличие функции Work chat (рабочий чат). Вы создаёте заметку и отправляете её выбранным контактам. Когда кто-то ответит на ваше сообщение, вам придёт уведомление. Если, конечно, у вас открыто приложение и вы онлайн. Evernote работает с рукописными заметками. Приложение распознаёт простые геометрические фигуры, поэтому его можно использовать для создания наглядных графиков и диаграмм. Вам не стоит заботиться о том, насколько аккуратно вы их нарисуете, так как приложение отобразит всё ровно, предложив вам преобразить рукописный рисунок в стандартный вид.
Вторым по популярности является приложение Google Keep. Оно несколько проще в использовании. Здесь также можно создавать как простые заметки, так и списки, ставить напоминания. К заметкам можно добавлять ярлыки (то есть теги) или фотографии, однако нет возможности прикрепления документов, что является недостатком для некоторых пользователей. Также вы можете присваивать заметкам определённые цвета, например, рабочие записи – красные, списки покупок – синие и т.д.
Google Keep, как и Evernote, распознаёт речь, преобразовывая её в текст и записывает аудио. Но когда заметка уже создана, добавить к ней запись невозможно. Пользователь может управлять несколькими заметками одновременно посредством длительного касания, а чтобы отправить запись в архив, нужно прокрутить вправо. В Evernote все записи по умолчанию расположены в виде списка, а в Google Keep можно отображать заметки и в плиточном стиле. Также доступен виджет для рабочего стола.
Оба приложения бесплатны, но есть возможность подписки, которая несколько расширяет функциональность Evernote. Например, в бесплатной версии приложение предоставляет 60 МБ для хранения информации, а премиум-версия — 10 ГБ, что удобно для корпоративных пользователей.
Календари
Для многих пользователей управлять своим временем и делами удобнее всего посредством календаря. В этом плане признанным лидером является приложение Google Календарь. Его интерфейс, как и у других продуктов компании, довольно приятный и интуитивный. Отличительной особенностью этого приложения является возможность создания нескольких параллельных календарей. Например, один – для работы, другой – для планирования досуга и пр. Доступна интеграция с Inbox, Google Now, Chrome, Google Docs, Google Keep, Google+, Hangouts и YouTube. Если вы - поклонник продуктов компании Google, то использование двух или больше её сервисов не позволит вам забыть о важном. Не говоря уже об удобстве. Например, если в вашей почте хранятся электронные билеты на какое-то мероприятие, приложение обязательно добавит его в календарь.
Добавить предстоящее событие или напоминание в календарь очень легко – в правом нижнем углу имеется соответствующая кнопка, как и у вышеописанных приложений. После названия можно указать место проведения, назначить оповещение, чтобы не забыть, пригласить на мероприятие других пользователей, прикрепить файл и определить для данного события цвет. Есть два режима просмотра вашего календаря: помесячно и понедельно. Приложение, конечно, бесплатно. И очень удобно.
Ещё одно полезное приложение-календарь – Sunrise, компанию-разработчика которого недавно выкупила Microsoft. Когда вы начинаете работу с календарём Sunrise, приложение сразу предлагает подключиться к другим вашим аккаунтам, коих может быть множество. Здесь и другие календари, вроде Google Календарь и iCloud, и социальные сети Facebook*, LinkedIn, Twitter и т.д., а также различные приложения вроде Trello, Evernote и Wunderlist. Такая интеграция будет довольно полезна для автоматического заполнения вашего календаря, так как из социальных сетей Sunrise возьмет дни рождения ваших друзей, а из LinkedIn – информацию о ближайших деловых встречах. Также благодаря данному приложению пользователь может отправлять контактам приглашения на определённые события.
Есть также два режима отображения календаря: на две недели и на ближайшие три дня. Под календарём отображаются все события, назначенные на выбранную дату. Добавить событие очень просто. Можно добавить дату, время, место проведения, участников мероприятия и напоминание. Имеется виджет рабочего стола. Помимо функциональности Sunrise стоит отметить простой и приятный глазу дизайн.
Управление проектами
В вопросе тайм-менеджмента важным пунктом является работа над проектами. Одним из самых популярных и удобных приложений в данной категории можно назвать Trello. Оно предназначено специально для проект-менеджмента, включая командный. Приложение очень простое в использовании и не перегружено какими-либо лишними элементами или супер-функциями. Удобство данного приложения обусловлено прежде всего тем, что для работы над конкретным проектом выделяется три так называемых доски: To Do – что нужно сделать, Doing – задачи в процессе исполнения, Done – выполненные задачи. Это гораздо удобнее, чем простой to do-список.
Одна карточка на доске – это одна задача, однако внутри неё могут располагаться прикреплённые документы, список подзадач и комментарии коллег. Когда что-то меняется в определённой карточке, например, добавляется документ или комментарий, пользователи получают уведомление. Карточки на одной доске можно менять местами, а также перемещать на другие доски, если задание выполняется или уже сделано. Приложение абсолютно бесплатно и не имеет платной версии.
В эту категорию можно добавить ещё одно довольно неплохое приложение – Todoist. Оно также популярно среди пользователей Google Play. Эта программка больше подходит для личного проект-менеджмент. С помощью Todoist вы можете составлять списки того, что необходимо сделать. Для каждой задачи вы можете установить приоритет, напоминание, метки. В общем, тут всё типично. Самое главное — есть возможность организации проектов, к которым можно добавлять список задач. Для всех пунктов можно выбрать дэдлайн.
По умолчанию в приложении уже существуют колонки задач: Рабочие, Личные, Поручения, Списки покупок, Фильмы для просмотра, но можно добавлять свои. Интересно то, что в Todoist есть раздел «Карма». В нём будет вестись учёт того, насколько успешно вы выполняете задачи, которые ставите сами себе ежедневно. Чем чаще вы будете нажимать на кнопку «Отложить», тем хуже будет ваш личный рейтинг. «Карма», безусловно, будет мотивировать пользователя.
Контроль затраченного времени
Контролировать время, потраченное на определённые проекты или действия, тоже может быть важно. Это поможет понять, чему следует уделить больше времени, а чему – меньше. Интересным в этой области является приложение aTimeLogger. Когда вы начинаете какое-то занятие или проект, полезным будет обратиться к aTimeLogger и запустить таймер. Имеются следующие категории занятий: Сон, Транспорт, Еда, Спорт, Чтение, Работа, Магазин, Развлечения, Уборка, Кино, Прогулка, Учёба, Интернет и Алкоголь. Конечно, можете добавить и свои категории.
Одновременно может быть запущено несколько таймеров, которые можно ставить на паузу. Таким образом вы можете отследить, сколько часов в неделю вам удалось поспать и поработать, сколько вы потратили на просиживание в социальных сетях, как долго гуляли или занимались в спортзале и т.д. Приложение бесплатно.
Довольно популярными для управления своим личным временем являются приложения, основанные на методике Pomodoro. Согласно данной схеме, во время работы человеку необходимо делать перерывы каждые 25 минут, чтобы процесс был наиболее продуктивен. Конечно, это касается умственного труда. Приложение Clockwork Tomato не будет требовать от вас прерываться каждые 25 минут. Вы можете сами устанавливать время, на протяжении которого готовы беспрерывно работать над определённой частью проекта. Также можно установить время перерыва. Приложение сохраняет статистику, потому по истечении времени вы сможете понять, сколько времени тратите на работу, отдых, или же какие-то другие виды деятельности. Каждому таймеру можно присваивать своё название. Однако одновременно нельзя запускать больше одного.
* Деятельность Meta* (соцсети Facebook* и Instagram*) запрещена в России как экстремистская.
